Les documents de l’entreprise comportent des données sensibles et confidentielles. Leur stockage sur le web plutôt que dans les bureaux peut sembler risqué. C’est pourtant le meilleur moyen de gagner en productivité et de sécuriser l’accès aux données.
Sur le web, dans le cloud… Où vont vos documents ?
Quand on parle de données stockées sur le web, on fait généralement référence au cloud. Il s’agit d’un service informatique offert par un fournisseur. Au lieu d’être stockées sur un ordinateur ou sur le serveur informatique local de l’entreprise, les données sont hébergées sur un serveur distant.
Factures, fiches de paie, bons de commande, rapports trimestriels… Absolument tout peut y passer, à condition d’avoir été créé au format numérique ou d’avoir été dématérialisé. Le logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) offre aux entreprises une interface et un outil polyvalent pour gérer la numérisation des documents au format papier, la création d’e-documents natifs, leur classement ou encore le paramétrage d’actions automatiques (envois aux destinataires, validations, alertes sur les échéances…).
Avantages d’un outil de gestion de document en SaaS
Lorsque votre logiciel de gestion est en SaaS (Software as a Service) cela signifie qu’il traite vos documents hébergés sur un cloud. L’outil de gestion est donc directement accessible par l’entreprise sans logiciel à télécharger. L’accès se fait par une application en ligne, depuis n’importe quel support connecté compatible avec la solution : un smartphone, une tablette, et, bien entendu, un PC de bureau.
Ces solutions sont plus accessibles économiquement, puisqu’il s’agit d’un abonnement à un service. Le coût est dilué sur la durée et non pas investi en une fois avec un programme téléchargeable. Elles sont aussi plus accessibles au sens premier du terme. Les utilisateurs peuvent mobiliser une grande variété de supports pour accéder aux documents dont ils ont besoin. Enfin, les collaborateurs autorisés peuvent accéder à ces données, quelle que soit leur position géographique.
Le stockage des données sur le cloud, offre plus de libertés à l’entreprise pour piloter ses activités. Les collaborateurs peuvent consulter et éditer les documents pendant leurs déplacements. Ils ne sont plus soumis aux horaires du bureau. En cas d’urgence, les informations transférées sur le cloud restent accessibles 24h/24, 7j/7.
4 raisons de stocker ses documents sur le cloud
Le stockage en ligne fait gagner de la place, permet de retrouver plus facilement les documents, libère du temps et favorise les échanges.
Un gain de place inestimable
Le stockage sur le cloud libère une place considérable dans les espaces de bureaux. Beaucoup sont surchargés de placards à archives où les dossiers prennent la poussière et où le classement laisse à désirer.
Une meilleure organisation
Les logiciels de gestion lisent et reconnaissent le contenu des documents de l’entreprise. Ils peuvent ainsi procéder à leur classement automatique ou, tout du moins, proposer des options de classement pertinentes à l’utilisateur.
Des agendas plus légers
Les suggestions, les alertes et les différentes fonctionnalités offertes par les outils de gestion en SaaS, ouvrent de nouveaux créneaux sur l’agenda. Cela concerne plus particulièrement les services de la comptabilité et des ressources humaines.
Une collaboration simplifiée
Tous les collaborateurs peuvent accéder aux documents et appliquer des corrections qui seront visibles en temps réel. D’une manière générale, ce mode de stockage et de gestion simplifie la communication et permet aussi d’avoir une meilleure vision sur l’historique des échanges et des modifications apportées aux documents.