Grâce à la nouvelle technologie, il existe des nouveaux appareils conçus pour nous faciliter la vie. Tel est le cas de la caisse enregistreuse qui depuis plusieurs années déjà, facilite la vie de nombreux commerces. C’est d’ailleurs pour cette raison que vous avez décidé d’en acheter une pour votre commerce. Seulement, avec les nombreux modèles disponibles sur le marché, il n’est pas toujours évident de choisir la caisse enregistreuse adaptée. Mais à quoi sert exactement une caisse enregistreuse ? Quels sont les différents types de caisses enregistreuses disponibles sur le marché ? Quels sont les avantages que ces machines nous offrent ? Et comment choisir sa caisse enregistreuse ?
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?
Une caisse enregistreuse est une machine que les différents commerces utilisent pour enregistrer les innombrables achats des clients. C’est un appareil que l’on peut retrouver dans le commerce de détail, les supermarchés ou encore les restaurants et les snacks-bars. C’est donc une machine qui a été mise en place afin d’enregistre sur un même serveur tous les achats effectués auprès d’une boutique. La caisse enregistreuse est également connue sous le nom de terminal point de vente. Elle se compose généralement :
- d’un clavier,
- d’une machine à calculer,
- d’un tiroir-caisse
- de deux imprimantes,
- d’un tiroir-caisse.
Pour être bien conforme à la loi française, toutes les caisses enregistreuses doivent, depuis le 01er janvier 2018, disposer de logiciels qui sont conformes aux principes de conservation, de sécurisation, d’inaltérabilité et d’archivage des données selon la loi antifraude à la TVA.
Les fonctionnalités des caisses enregistreuses
La caisse enregistreuse est le plus souvent employée dans le commerce. Cet appareil est surtout utilisé pour enregistrer les achats des nombreux clients d’un commerce. Selon la version et le type de la caisse enregistreuse, il est possible d’effectuer des additions sur une caisse enregistreuse. Ce type de machine est également utilisé pour faire des impressions des tickets de caisse ainsi que du relevé de caisse. Des caisses enregistreuses plus avancées permettent à leur utilisateur d’effectuer les multiplications nécessaires pour calculer les taxes ou encore rendre plus facilement la monnaie du client. Dans certains cas, une caisse enregistreuse permet la lecture optique du prix d’un produit qui est inscrit dans son code-barres. C’est d’ailleurs une fonctionnalité très utile pour faciliter la gestion de stock d’un magasin et fournir des tickets de caisse avec la désignation des produits achetés. Les machines les plus élaborées sont également utilisées pour lire les cartes de paiement et faciliter par la même occasion la gestion des titres restaurant. Enfin, pour un maximum de sécurité, certaines caisses enregistreuses peuvent être liées à la vidéosurveillance du commerce ou du restaurant. C’est une façon très efficace de garder un œil sur tout ce qui se passe dans la salle.
Les différents types de caisses enregistreuses
Afin de faciliter son utilisation, la caisse enregistreuse se décline en 3 versions : la version modulaire, la version analogique et la version tactile. Des machines qui présentent chacune des fonctionnalités très intéressantes.
· La caisse enregistreuse tactile
Les adaptes de la nouvelle technologie trouveront leur bonheur dans une caisse enregistreuse tactile. Ce type de machine propose les fonctionnalités de bases d’une caisse enregistreuse en plus des nombreuses autres options. En effet, une caisse enregistreuse tactile permet souvent de gérer les commandes d’une boutique ou d’un restaurant. Elle aide également à mieux gérer les livraisons, la fidélisation des clients ou encore des rendez-vous et des réservations des clients. La caisse enregistreuse tactile permet également de gérer plus facilement le personnel. Ce type de machine permet donc une gestion partielle ou totale d’un commerce. Il est d’ailleurs possible de faire appel à un logiciel de gestion de caisse pour optimiser son fonctionnement. Certains logiciels sont contrôlables à distances pour un maximum de commodité et de sécurité. Enfin, une caisse enregistreuse tactile peut être branchée à divers périphériques comme les imprimantes par exemple, selon vos besoins.
· La caisse enregistreuse analogique
La caisse enregistreuse analogique est la version la plus basique de cet appareil. En effet, avec cette machine, on peut procéder à des calculs, à l’impression des tickets de caisse ou encore à l’utilisation du tiroir-caisse. Elle ne dispose pas de fonctionnalités avancées comme la caisse enregistreuse tactile. C’est la caisse enregistreuse idéale pour les petits commerces.
· La caisse enregistreuse modulaire
La caisse enregistreuse modulaire est la version la plus élaborée de la caisse enregistreuse. Comme les eux autres types de machines, cet appareil permet d’accomplir les fonctions basiques d’une caisse enregistreuse. Mais en plus de ces fonctions, cette machine présente d’autres options. Par exemple, cette machine permet d’optimiser la surveillance d’un commerce grâce au branchement de la vidéosurveillance à l’appareil. Cette caisse enregistreuse se compose d’ailleurs d’un écran, d’un afficheur de prix, d’une unité centrale, d’une imprimante et d’un lecteur code-barres. Elle a l’avantage de s’adapter au lieu de vente pour un maximum de praticité. Mais surtout, elle se démarque des autres caisses enregistreuses par ses nombreuses prises électriques et ses nombreux ports informatiques.
Les éléments à prendre en compte pour choisir sa caisse enregistreuse
Il est important de bien choisir sa caisse enregistreuse pour qu’elle soit bien adaptée à votre utilisation. C’est la meilleure façon de tirer profit de cette machine. Ainsi, le premier point à considérer lors du choix d’une caisse enregistreuse est son utilisation. En effet, c’est en fonction de vos besoins et de l’utilisation de la machine que vous pourrez déterminer si la machine analogique ou la version modulaire est la plus adaptée à votre commerce. Prenez donc le temps de mettre sur écrit les tâches que vous allez accomplir avec votre caisse enregistreuse pour déterminer quelle version est plus adéquate. Vous pouvez également orienter votre choix en fonction de votre activité. Bien sûr, toutes les caisses enregistreuses sont adaptées à tous les secteurs d’activité, c’est au niveau des besoins que certaines machines sont plus adaptées que d’autres. Assurez-vous donc que la caisse de votre choix s’adaptera à votre activité sans problème.
Le choix de votre caisse enregistreuse doit également prendre en considération la facilité et le gain de temps qu’elle vous propose quand vous travaillez. En effet, la productivité est un élément essentiel pour faire marcher un commerce. Et un gain de temps considérable dans les opérations répétitives est donc un avantage que la caisse enregistreuse nous procure. Ainsi, pensez à choisir la caisse enregistreuse qui vous permettra de passer plus de temps dans votre activité que derrière la caisse. De quoi vous permettre d’optimiser votre chiffre d’affaires. Une caisse enregistreuse efficace améliorera la gestion de toutes vos opérations.
Enfin pour bien choisir votre caisse enregistreuse, pensez à vérifier sa maniabilité. Comme c’est une machine qui va prendre une grande place dans votre quotidien et celui de votre équipe, il est essentiel qu’elle soit facile à utiliser par tous. Ainsi, son utilisation, ses fonctionnalités ainsi que sa configuration devront être accessibles à tous les membres de l’équipe. Ceci pour que dès son arrivée, la caisse enregistreuse soit facilement opérationnelle et qu’aucune formation ne soit nécessaire pour que tout le monde puisse l’utiliser.
Les avantages de la caisse enregistreuse
La caisse enregistreuse offre de nombreux avantages à ses utilisateurs en plus de leur faciliter la vie. En effet, cette machine permet un gain de temps important dans l’accomplissement des tâches quotidiennes tout en simplifiant le travail des employés.
· La restriction des erreurs
Grâce à sa configuration, il est désormais possible de réduire au maximum les erreurs avec la caisse enregistreuse. En effet, en enregistrant automatiquement toutes les opérations effectuées tout au long d’un achat, il est plus facile de tout répertorier. Ce qui est très pratique pour les commerces avec de nombreux clients où l’on n’est pas à l’abri des petites erreurs au cours d’un calcul rapide pour accélérer son travail. Grâce à cette fonctionnalité, il est ainsi possible de créer des rapports qui seront par la suite traités par le comptable de la firme. C’est donc un outil très performant pour un encaissement fiable.
· La sécurité
La caisse enregistreuse offre également la sécurité à ses utilisateurs. Comme elle enregistre toutes les opérations de votre commerce, il sera plus facile de tout retrouver. C’est dans la caisse enregistreuse que l’on retrouve le rapport de toutes les transactions effectuées dans votre commerce. Et pour certaines versions améliorées, il est même possible de synchroniser en ligne toutes les transactions pour s’y retrouver plus facilement. De quoi faciliter le travail des salariés et assurer lors des contrôles de caisse. C’est un outil très performant qui facilite la gestion comptable de votre commerce.
· Optimiser la gestion du personnel
La caisse enregistreuse facilite également le travail des employés. Ces derniers ne sont plus obligés de passer des heures à calculer un à un le prix des produits à encaisser, ce qui est très pratique en cas de nombreux articles à encaisser. Mais au-delà de la facilité que la caisse enregistreuse offre à ses utilisateurs, elle propose un avantage plus intéressant. Elle permet en effet d’optimiser la gestion du personnel et d’améliorer par la même occasion sa productivité. C’est à travers la caisse enregistreuse que l’on pourra découvrir qui travaille bien. C’est un élément très important pour les restaurateurs qui n’ont pas la possibilité de suivre à la trace les mouvements de leur équipe. Une caisse enregistreuse permet de voir qui sont les plus performants.
· L’amélioration de la gestion de stock
Selon le modèle de caisse enregistreuse, il sera plus facile de faire un suivi détaillé du stock de son magasin. En effet, grâce à une caisse enregistreuse avancée, il est possible d’utiliser un logiciel d’inventaire qui permet de suivre l’état de stock et la disponibilité des produits. On a à disposition en temps réel des informations sûres pour mieux gérer son stock.